Jedes Unternehmen möchte langfristig wachsen. Doch mit dem Wachstum entstehen auch neue Herausforderungen: Steigende Bestellzahlen erfordern mehr Lagerflächen und verursachen erhöhte Retouren, die Komplexität der Abläufe steigt exponentiell und das bei gleichbleibenden Kundenanforderungen. Diese operative Komplexität abzufangen, erfordert ein abgestimmtes und effizientes Fulfillment – eine Maßnahme, die zahlreiche Unternehmen zunächst aus eigenen Kräften zu stemmen versuchen. Doch nicht immer ist das die passende Lösung für die zu bewältigende Aufgabe. Denn bei allen Vorteilen, die ein In-House-Fulfillment bietet, kann es sich ab einer bestimmten Größenordnung, höherer Produktkomplexität, Retourenquote oder Internationalisierung schnell vom Wettbewerbsvorteil zum Wachstumshemmnis entwickeln. Wo genau diese Grenze liegt und welche Signale darauf hindeuten, dass das Fulfillment abgegeben werden sollte, liest du hier.
Warum Unternehmen ihre Fulfillment-Prozesse zunächst selbst durchführen
In den sehr frühen Phasen des Unternehmenswachstums ist es oft sinnvoll, das Fulfillment selbst zu übernehmen. So haben Unternehmen nicht nur die direkte Kontrolle über all ihre Prozesse, sondern müssen zudem nicht bereits zu diesem Zeitpunkt größere Investments tätigen, um die Aufgaben an einen externen Dienstleister auszulagern. Das ist vor allem auch dann ein wichtiger Aspekt, wenn es sich beim Wachstum um eine eher kurzfristige Peak-Phase handelt und nicht um langfristiges, planbares Wachstum. Auch die Nähe zum Produkt ist ein wichtiger Faktor, der für das Inhouse-Fulfillment spricht, ebenso wie die Flexibilität im Tagesgeschäft, die es bietet, wenn man selbst die Prozesse steuern kann.
Besonders Startups sowie kleinere Unternehmen in ersten oder spontanen Wachstumsphasen profitieren von dieser Flexibilität. Durch Learning by doing können sie im Unternehmensalltag herausfinden, was wirklich benötigt wird, und je nach Bedarf Prozesse anpassen. Das bedeutet in der Praxis allerdings auch, dass Abläufe und Lösungen häufig improvisiert werden und Prozesse nicht standardisiert sind. Ist das der Fall, fehlt es Unternehmen meist an Skalierbarkeit, was schnell zum Problem werden kann, wenn es zu größeren und längerfristigen Wachstumsphasen kommt.
Wenn das eigene Fulfillment an Grenzen stößt
Doch woran lässt sich also ausmachen, dass das interne Fulfillment an seine Grenzen stößt? Eines der ersten Signale ist die mangelnde Lagerfläche: Kommt es hier zu Engpässen aufgrund eines zu kleinen Lagers oder ineffizient genutzter Räume, kann das erhöhte Bestellaufkommen nicht bedient werden und KundInnen werden unzufrieden. Letzteres ist auch der Fall, wenn es beim Versand vermehrt zu Fehlern und steigenden Durchlaufzeiten kommt. Denn Falschlieferungen bedeuten nicht nur erhöhten Retourenaufwand auf Unternehmenseite, auch die Erwartungen der KundInnen werden nicht erfüllt, wenn Waren falsch, nicht in der gewünschten Qualität oder zu spät geliefert werden.
In Wachstumsphasen greifen viele Unternehmen zudem auf neues Personal zurück, um das erhöhte Bestellaufkommen abzufangen. Das ist ein wichtiger Hebel in einer solchen Peak-Phase, doch wenn die Kosten für das Personal unverhältnismäßig hoch werden,Prozesse trotz weiterer Mitarbeitender nicht effizienter werden oder die Lieferperformance trotz Personalaufbau sogar sinkt, kommt es zu Problemen. Wer außerdem Saisonkräfte nutzt, kann zwar kurzfristig auf wachsende Auftragsvolumen reagieren, schafft jedoch auch zusätzliche Komplexität. Diese in externe Hände zu geben, kann Unternehmen Planungssicherheit geben und Kapazitäten für andere Aufgaben schaffen. Und es bietet die Flexibilität, saisonale Peaks, zum Beispiel an Black Friday, Weihnachten oder zu Produktlaunches abzufangen, ohne die eigenen Mitarbeitenden zu überlasten. Zusätzliche Komplexität, ganz gleich ob bezüglich neuer Mitarbeitender, neuer Prozesse oder wachsender Volumina, zeigt auch den unternehmensinternen IT-Systemen häufig ihre Grenzen auf: Manuelle Prozesse, fehlende Schnittstellen oder unübersichtliche Excel-Tabellen, die sich zum Beispiel in mangelnder Echtzeit-Transparenz im Lager niederschlagen, werden hier schnell zu Problemen, die Vorgänge hemmen und Fehler verursachen. Ob durch Fehler, eine erhöhte Retourenquote, ineffizient genutzte Räume oder neues Personal – steigen die Fixkosten pro Bestellung, ist auch das ein Anzeichen dafür, dass das interne Fulfillment an seine Grenzen stößt.
Wachstum äußert sich außerdem nicht nur in steigendem Auftragsvolumen. Auch die Internationalisierung kann zur Herausforderung werden, wenn Unternehmen plötzlich vor neuen Zollbestimmungen und Steuerfragen sowie veränderten Versand- und Retourenprozessen stehen.
Wie teuer ist das Outsourcing des Fulfillments wirklich?
ADas Fulfillment selbst zu übernehmen, ist für viele Unternehmen zunächst ein Kostenfaktor. Das Outsourcing der Prozesse erscheint als ein teures Investment, vor allem wenn die Abläufe in Eigenregie zunächst gut funktionieren. Spätestens wenn das Inhouse-Fulfillment aber an seine Grenzen stößt, muss ein Blick auf die Gesamtkosten geworfen werden und auf die Frage: Was kostet das Outsourcing des Fulfillments wirklich im Vergleich zur Inhouse-Lösung?
In der Realität kommen hier zahlreiche Aspekte zusammen, die über die reinen Lagerkosten hinausgehen. Während die Fläche den offensichtlichsten Teil der Rechnung ausmacht, müssen auch die Kosten für Personal und Software beachtet werden – ebenso wie Fehlerkosten, die aufgrund des überlasteten Fulfillments durch Mehraufwand oder unzufriedene KundInnen entstehen können. Ein weiterer zentraler Punkt der Rechnung: Das Kapital, das für das Fulfillment benötigt wird, ist gebunden. Ganz gleich, ob das Auftragsvolumen exponentiell wächst oder nur Peak-Phasen abgefangen werden müssen, die eingesetzten Ressourcen sind nicht flexibel und die dafür aufgewendeten Kosten fallen unabhängig von der tatsächlichen Auslastung an. Unternehmen, die Flexibilität und Liquidität mit einem tatsächlich skalierbaren Geschäft verbinden möchten, profitieren daher von den Skaleneffekten durch die Auslagerung ihrer Prozesse an einen externen Dienstleister.
Der strategische Mehrwert eines Fulfillment-Partners
Zentrale Vorteile der Auslagerung des Fulfillments an einen externen Partner sind also Flexibilität und Skalierbarkeit bei Wachstum und Peaks im operativen Geschäft. Gewährleistet wird diese unter anderem durch einen neuen Zugang zur Technologie, die Prozesse effizienter macht, von Warehouse Management Systemen über passende Schnittstellen bis hin zu Automatisierungen. Diese Professionalisierung der Prozesse sorgt auch für geringere Fehlerquoten und ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren, anstatt sich mit Prozessen der operativen Logistik aufzuhalten.
|
Fulfillment-Dienstleister wie IBS Logistics können hier auch ganz individuell auf die Bedürfnisse der Unternehmen eingehen und maßgeschneiderte Lösungen für ihre jeweiligen Anforderungen und Herausforderungen schaffen. Mit langjähriger Erfahrung in der Logistik sowie in Zollprozessen steht der Dienstleister außerdem persönlich beratend zur Seite und kann in strategischen Fragen unterstützen. |
Besonders deutlich wird der Mehrwert des Fulfillment-Outsourcings als strategischer Hebel in Wachstumssituationen: ein stark wachsender Online-Shop, der aufgrund von Bestellvolumen und Retourenzahlen an operative Grenzen stößt. Die Expansion ins Ausland, die zusätzliche Anforderungen wie Zollabwicklung, internationale Versandstrukturen und komplexes Retourenmanagement mit sich bringt. Anspruchsvolle Produktlogiken wie Bundles oder Individualisierungen. Und nicht zuletzt saisonale Peaks wie das Weihnachtsgeschäft oder Aktionstage, die die internen Logistikprozesse an ihre Kapazitätsgrenzen bringen. In all diesen Szenarien schafft ein externer Partner die nötige Flexibilität, um Wachstum zuverlässig und effizient abzubilden.
Der Zeitpunkt für die Auslagerung des Fulfillments ist so individuell wie die Prozesse des Unternehmens
Es gibt keinen klaren Zeitpunkt und keine eindeutige Umsatzgrenze, an der sich festmachen lässt, dass das Fulfillment ausgelagert werden sollte. Die Entscheidung liegt in einer Vielzahl an Aspekten und wird in erster Linie von der Komplexität der Logistikprozesse sowie der strategischen Ausrichtung des Unternehmens beeinflusst. Werden die Prozesse komplexer – durch eine neue Ausrichtung oder Unternehmenswachstum – , kann die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister zusätzliche Kapazitäten und für das Wachstum essenzielle Skalierbarkeit schaffen. Das Outsourcing des Fulfillments sollte in der strategischen Planung also nicht nur als Kostenfaktor betrachtet werden, sondern vor allem auch als wichtiger Baustein für zusätzliche Flexibilität und damit als Ermöglicher für Wachstum.
Sie möchten herausfinden, ob sich Fulfillment-Outsourcing für Ihr Unternehmen lohnt?
Dann lassen Sie uns Ihre Prozesse gemeinsam analysieren!