Der Export aus der EU eröffnet Unternehmen neue Absatzmärkte, stellt jedoch hohe Anforderungen an Zollabwicklung, Dokumentation und Prozesssteuerung. Wir zeigen zehn typische Fehlerquellen und erklären, wie man Exportprozesse zuverlässig vorbereitet und abwickelt.
Warum der Export aus der EU gut vorbereitet sein muss
Mit Exporten aus der EU erschließen sich Unternehmen neue Märkte und Zielgruppen und eröffnen damit Wachstumsmöglichkeiten. Doch mit dem neuen Absatzmarkt entstehen auch neue Anforderungen an die dahinterstehenden logistischen Prozesse. Dokumentation, Zollabwicklung und Lieferkettensteuerung werden aufwendiger oder erfolgen nach anderen Regeln als innerhalb der EU. Zudem muss der zollrechtliche Ausfuhrprozess korrekt abgeschlossen werden. Ware bloß physisch zu versenden, reicht nicht aus. Fehler, die bereits an anderen Stellen entlang der Lieferkette entstehen, fallen häufig erst beim Zoll, an der Grenze oder im Bestimmungsland auf. Damit es hier nicht zu Verzögerungen, zusätzlichem Aufwand oder unvorhergesehenen Kosten kommt, sollte der gesamte Exportprozess strategisch geplant sein und alle notwendigen Dokumentationen im Voraus bereitliegen. Welche 10 Fehler Unternehmen im Rahmen von Exporten aus der EU häufig machen, welche Folgen diese haben können und wie sich die Exporte richtig umsetzen lassen, erklären wir im folgenden Blogbeitrag.
Fehler 1: Falsche oder unvollständige Zolltarifnummern
Die Zolltarifnummer einer Ware bildet die Grundlage für Zollformalitäten, Verbote und Beschränkungen wie auch die Abfertigung im Bestimmungsland. Damit hier alles fehlerfrei verläuft, muss jede Ware einer korrekten Zolltarifnummer zugeordnet werden. Die Nutzung von zu allgemeinen Warennummern oder etwa veralteten oder falsch gepflegten Stammdaten kann schnell zu Rückfragen und Verzögerungen bei der Zollabfertigung führen. Auch ungeprüft Angaben von Lieferanten zu übernehmen oder identische Waren unterschiedlich zu tarifieren, wird schnell zum Fallstrick, der weitere Aufwände und Kosten nach sich zieht: Nachträgliche Korrekturen etwa kosten Mitarbeitende ebenso Zeit wie sie Kundinnen und Kunden länger auf ihre Lieferung warten lassen. Zusätzlich resultieren aus fehlerhaften Zolltarifnummern häufig falsche Einfuhrabgaben im Empfängerland, was wiederum Bußgelder und Prüfungsrisiken nach sich ziehen kann.
Damit es gar nicht erst zu Hickups wie diesen kommt und die Warentarifnummern stets korrekt angegeben werden können, sollten sie am besten zentral gepflegt und regelmäßig überprüft werden. Zudem müssen sie vollständig sein. Alle technischen Produktinformationen müssen dazu dokumentiert werden. Und wenn doch Unsicherheiten auftreten, sollten sich Unternehmen fachliche Unterstützung einholen. So sind nicht nur die Daten korrekt, sondern auch die Sicherheit gegeben, bei der Dokumentation der Exporte alles richtig zu machen.
Fehler 2: Unvollständige oder widersprüchliche Handelsdokumente
Während die Zolltarifnummer eine genaue Zuordnung und Einordnung der Ware ermöglicht und damit essentiell ist für alle Zollabwicklungen im Rahmen von EU-Exporten, gilt es daneben noch zahlreiche weitere Dokumente zu den Waren bereitzustellen.
Relevante Dokumente können unter anderem sein:
- Handelsrechnung
- Packliste
- Ausfuhrbegleitdokument
- Transportdokumente Ursprungsnachweise
- Genehmigungen oder Bescheinigungen
Auch diese müssen den exportierten Waren nicht nur in jedem Fall beiliegen, sondern in erster Linie akkurat, ausreichend detailliert und vollständig sein. Abweichende Angaben zu Gewicht, Warenwert oder Stückzahl, ungenaue Warenbeschreibungen, fehlende Incoterms oder falsche Empfänger- oder Adressdaten können Unternehmen hier ebenso Probleme bereiten wie fehlende Rechnungsnummern oder Lieferbedingungen. Passen die vorhandenen Dokumente inhaltlich nicht zusammen oder finden sich unterschiedliche Angaben in Rechnung, Packliste und Zolldokumenten, kommt es häufig zu Rückfragen, Korrekturen und Verzögerungen.
Um diesem entgegenzuwirken, braucht es zunächst eine einheitliche Datenbasis für alle Dokumente. Steht dann der Versand der Ware bevor, gilt es, alle zugehörigen Daten noch einmal auf Vollständigkeit und Fehlerfreiheit zu überprüfen – und das Ergebnis zu dokumentieren. Zusätzlich reduziert eine automatisierte Übertragung von Daten und Dokumenten aus dem ERP- oder WMS-System die Fehleranfälligkeit enorm.
Fehler 3: Der Warenwert wird falsch angegeben
Von zentraler Bedeutung für die Zollabfertigung im Bestimmungsland ist der Warenwert der exportierten Lieferung. Dabei muss man zwischen dem eigentlichen Wert der Ware und ihrem späteren Verwendungszweck unterscheiden. Der für die Einfuhr im Bestimmungsland relevante Zollwert wird insbesondere für die Ermittlung von Einfuhrabgaben herangezogen und ist nicht automatisch mit dem Verkaufswert der Ware gleichzusetzen. Angegeben werden muss der Zollwert der Ware. Und dieser fällt auch bei kostenlosen Lieferungen an. Werden bloß symbolische oder unrealistische Werte bei kostenlosen Lieferungen vermerkt, Muster, Ersatzteile oder Garantielieferungen falsch bewertet oder zusätzliche Kosten nicht genannt, führt das zu Nachforderungen und Rückfragen bei der Abwicklung. Verzögerungen beim Import im Zielland, steuerliche oder zollrechtliche Risiken sowie Schwierigkeiten für die EmpfängerInnen sind die vermeidbare Folge. Vor dem Warenexport aus der EU sollte man den angegebenen Zollwert also noch einmal gründlich prüfen und dokumentieren, vor allem bei den zuvor genannten Sonderfällen.
Fehler 4: Verwechslung von Präferenz- und Ursprungsangaben
Präferenzangaben in der Logistik bezeichnen den Ursprung einer Ware aus einem Land, mit dem ein Freihandelsabkommen besteht. Sie können also dafür sorgen, dass ein Unternehmen von Zollvergünstigungen oder Zollfreiheit profitiert. Aber: Der nichtpräferenzielle und der präferenzielle Ursprung sowie das Versendungsland sind nicht automatisch identisch. Wird ein Präferenznachweis zu einer Ware ohne ausreichende Grundlage erstellt, fehlen Nachweise zur Ursprungseigenschaft oder werden fehlerhafte Lieferantenerklärungen ungeprüft übernommen, kann das zur Aberkennung von Zollvergünstigungen oder zu Nachforderungen beim Empfänger führen. Ein weiterer häufiger Fehler, der in diesem Zusammenhang gemacht wird, ist die Annahme, dass eine Lagerung oder die Verpackung in der EU automatisch auch einen EU-Ursprung begründet. Fehlerhafte Angaben, etwa basierend auf dieser Annahme, begünstigen Haftungs- und Prüfungsrisiken.
Um diese zu umgehen, sollte man Ursprungsregeln für das jeweilige Zielland überprüfen, Lieferantenerklärungen strukturiert verwalten und Präferenzkalkulationen nachvollziehbar dokumentieren.
Fehler 5: Exportkontrolle wird zu spät berücksichtigt
Nicht jede Ware darf man ohne weitere Prüfung in jedes Land oder an jeden Empfänger liefern. Embargos und länderbezogene Beschränkungen sind vor dem Export ebenso zu prüfen wie Sanktionslisten, genehmigungspflichtige Güter, Dual-Use-Produkte und kritische Endverwendungen. Die Ware erst kurz vor dem Versand auf Aspekte wie diese zu prüfen, ist daher ebenso kritisch wie die ausschließliche Prüfung des Produktnamens (und nicht die Verwendung des Produktes) und die fehlende Dokumentation der Entscheidung. Die Exportkontrolle muss daher frühzeitig in den Auftragsprozess eingebunden werden und neben dem eigentlichen Produkt auch Empfänger, Verwendungszweck und Bestimmungsland betrachten. Eine eindeutige Festlegung der Verantwortlichkeiten ist in diesem Prozess ebenso wichtig wie eine erneute Prüfung, wenn sich Empfänger oder Zielland der Sendung ändern.
Fehler 6: Die Ausfuhranmeldung erfolgt zu spät oder mit falschen Angaben
Je nach Warenwert, Gewicht, Versandart und Bestimmungsland ist eine elektronische Ausfuhranmeldung für die Sendung erforderlich. Zu den häufigsten Fehlern, die dabei gemacht werden, gehören die Anmeldung erst nach der Bereitstellung der Ware, unvollständige Angaben zum Beförderungsweg oder Abweichungen zwischen Anmeldung und tatsächlicher Sendung. Auch die Anmeldung bei der falschen Ausfuhrzollstelle oder sogar der Versand der Ware vor der Freigabe sind typische Fauxpas, die Folgen wie Verzögerungen, Standzeiten und Zusatzkosten nach sich ziehen. Werden bei der Zollabwicklung falsche Angaben gemacht, müssen diese außerdem erst einmal korrigiert oder bei einer Neuerstellung korrekt angegeben werden – ohne die richtige Dokumentation kommt es beim Abschluss des Ausfuhrverfahrens sonst zu Problemen.
Zollabwicklung und Transportplanung müssen also zeitlich aufeinander abgestimmt werden, damit keine Waren ohne die richtigen Dokumente und Freigaben ausgeführt werden. Wichtig ist es, dabei auch Änderungen an Sendung, Gewicht oder Packstücken im Auge zu behalten und diese Aktualisierungen rechtzeitig weiterzugeben.
Fehler 7: Der Ausgangsvermerk fehlt
Essentieller Teil von Exportprozessen aus der EU ist der Ausgangsvermerk. Er ist ein zentraler Nachweis für die tatsächlich erfolgte Ausfuhr und damit für die umsatzsteuerliche Behandlung der Ausfuhrlieferung. Fehlt er, muss geprüft werden, ob ein zulässiger Alternativnachweis geführt werden kann. Wie es überhaupt dazu kommt, dass der Ausgangsvermerk fehlt? Es kann zum Beispiel sein, dass das Ausfuhrverfahren gar nicht ordnungsgemäß abgeschlossen wird oder dass der Ausgang über eine andere Zollstelle abgewickelt wird, als ursprünglich geplant. Auch die mangelnde Überwachung offener Ausfuhrvorgänge und das Fehlen einer alternativen Nachweisführung, wenn kein Ausgangsvermerk vorhanden ist, sind typische Fehler. Ohne das Nachweisdokument für das Finanzamt entstehen schnell steuerliche Risiken und zusätzlicher administrativer Aufwand oder es kommt zu offenen Zollvorgängen. Alle Ausfuhrvorgänge müssen also systematisch nachverfolgt und der Eingang des Ausgangsvermerks unbedingt kontrolliert werden, um alle nötigen Dokumente für den Export aus der EU bereitstehen zu haben.
Fehler 8: Incoterms und Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig geregelt
Alle Prozesse funktionieren effizienter, wenn Verantwortlichkeiten klar geregelt sind. Auch Incoterms leisten dazu einen wichtigen Beitrag. Sie legen fest, welche Partei bestimmte Kosten, Pflichten und Risiken trägt und wer im Rahmen des Kaufvertrags für bestimmte Zollformalitäten und damit verbundene Kosten verantwortlich ist. Sie ersetzen jedoch weder die zollrechtlichen Vorschriften noch einen Kaufvertrag. Werden sie als solcher verstanden, kann es zum Beispiel zu unterschiedlichen Erwartungen zwischen VerkäuferInnen und KäuferInnen kommen. Ebenso sorgen die unklare Verantwortung für Einfuhr und Ausfuhr, die Verwendung ungeeigneter Lieferklauseln sowie fehlende Ortsangaben bei den Incoterms für Missverständnisse und Probleme in der praktischen Exportabwicklung. Deshalb sollte man nicht nur zum Geschäftsmodell und zum Zielland passende Incoterms auswählen, sondern auch alle Verantwortlichkeiten der Exportprozesse vertraglich eindeutig festhalten.
Fehler 9: Anforderungen im Bestimmungsland werden nicht berücksichtigt
Viele Unternehmen sehen erst einmal die eigentliche Ausfuhr ihrer Waren als das große Ziel, wenn es um Exporte aus der EU geht. Doch damit ist der Prozess längst nicht abgeschlossen: Denn eine erfolgreiche Ausfuhr bedeutet nicht gleich eine problemlose Einführung im Zielland. Hier treffen Unternehmen möglicherweise auf folgende Anforderungen, die sie zu erfüllen haben:
- lokale Einfuhrgenehmigungen
- besondere Kennzeichnungspflichten
- Zertifikate und Konformitätsnachweise
- Registrierungspflichten
- produktspezifische Beschränkungen
- besondere Vorgaben für Verpackungen oder Holzmaterialien
Damit der Exportprozess also nicht noch kurz vor dem Ziel scheitert, müssen Unternehmen sich vor dem Versand über die Importanforderungen im Zielland informieren. Die Klärung dieser Bestimmungen gelingt am besten in Absprache mit dem Kunden und unter Einbezug der Expertise des Importeurs oder Logistikpartners.
Fehler 10: Zoll, Lager und Transport arbeiten nicht abgestimmt zusammen
Sind die Verantwortlichkeiten einmal geklärt, ist das eine wichtige Grundlage für Exportprozesse, die effizient ineinanderlaufen. Essenziell ist hier allerdings auch, dass zwischen Abteilungen und Dienstleistern keine Informationsbrüche entstehen. Denn häufig ist es eher ein bruchstückhafter Informationsfluss als mangelndes Fachwissen, der Fehler verursacht. Ändern sich etwa die Packstückzahl oder das Gewicht der Sendung kurzfristig, muss diese Aktualisierung schnell an die richtigen Adressaten weitergegeben werden. Auch die verspätete Weiterleitung von Dokumenten oder die Übermittlung unterschiedlicher Daten an Zoll und Transportdienstleister sorgt für stockende Prozesse, Nachfragen und Korrekturen. Ebenso darf die Ware nicht kommissioniert werden, bevor exportrelevante Prüfungen abgeschlossen sind und deren Ergebnis übermittelt wurde.
Hebel für flüssige Exportprozesse sind also in erster Linie eine klare Prozessverantwortung und die Abstimmung von Prozessen zwischen WMS, ERP, Zollsystem und Transportabwicklung. Über definierte Übergabepunkte und digitale Schnittstellen können dann wichtige Daten zuverlässig und fehlerfrei übermittelt werden – einheitliche Stammdaten sind in einer zentralen Datenbank für alle relevanten Parteien zu finden.
EU Exporte ganzheitlich denken
Damit Unternehmen das Potenzial von Exporten aus der EU voll ausschöpfen können und möglichen Fallstricken aus dem Weg gehen, müssen sie die dahinterstehenden Prozesse ganzheitlich denken. Denn der Export beginnt lange vor der eigentlichen Verladung der Ware. Daten wie Zolltarifnummern, Ursprungsdaten und mehr müssen vollständig und korrekt sein, alle notwendigen Dokumente vorliegen und Kontrollen und Anforderungen im Bestimmungsland frühzeitig geprüft werden. Klare Verantwortlichkeiten, Übergabepunkte und Datensätze sind derweil der Schlüssel zu effizienten Informationsflüssen und einer erfolgreichen Prozesskoordination.